Как всё успевать сделать?

В наше, не простое время, очень сложно найти время для всего, что мы намечаем сделать: как в работе, так и по жизни.

В этом «виновата» всё ускоряющаяся жизнь с её возрастающими темпами: научными открытиями, изобретениями, развитием экономики, конкуренции, потребностями, ростом населения и многими, многими другими факторами, так или иначе затрагивающих нас.

Ещё буквально несколько столетий люди так не торопились и жили спокойной и размеренной жизнью и довольствовались малым: выращивали растения, пасли скот, передвигались на лошадях или пешком, потому, что им некуда и незачем спешить. Так было...

Сейчас, в наш просвещенный век глобальной цивилизации и автоматизации казалось бы можно столько сэкономить времени, но увы...

Его постоянно не хватает, несмотря на то, что мы передвигаемся на автомобилях, поездах, кораблях, самолётах и т.п, используем в быту различные электронные приборы, автоматы и т.д.

В чём тут дело, почему мы ничего не успеваем?

Наверное, в том, что у нас появилось множество новых целей и приоритетов, которые требуют дополнительного времени.

Например, если раньше в многодетной семье все жили вместе, от деда до внука, и малыши были под чьим-то присмотром, то сейчас в семье обычно родители работают и живут вдали от дедушек и бабушек и детей приходится водить или возить в садик или ясли.
А это и дополнительные затраты, как денег, так и времени.

Надо кроме работы и на дискотеку сходить(если пока нет своей семьи) и в соцсетях побывать.

Конечно, интуитивно каждый определяет себе приоритеты и решает, что ему делать в первую очередь, а что оставить на потом. Но, к сожалению, это не всегда и не у всех получается.

Да, пока человек молод и энергичен, он старается везде поспевать, иногда даже проявляя чрезмерные
на то усилия, например, в спорте или физическом труде, что с годами скажется на здоровье.

Не лучше обстоит дело и в умственном труде или бизнесе, где особенно опасны психологические и нерные перегрузки.
Конечно, если Вас устраивает «размеренная» жизнь от зарплаты до зарплаты: работа — дом — кухня — телевизор — спальня и так каждый день, то дело Ваше, но может так случиться (не дай Бог!), что Вы потеряете трудоспособность или Вас уволят с работы, что тогда?
Всё: спокойная жизнь закончилась и начинается кошмар: долги, поиск работы...

Ну, это я так, между прочим, что иногда случается и, к стати, было и со мною за несколько лет перед выходом на пенсию. Но это уже другая история!

Сейчас же я хочу убедить Вас, что для успешной деятельности в любой отрасли и в особенности, если Вы занялись бизнесом или подрабатываете, Вам просто необходимо планировать своё время, чтобы его хватало и на работу, и на семью, и на отдых.

Я много работаю в интернете, несмотря на свой возраст. Мне это интересно, так как у меня всегда была тяга к технике и техническим новинкам. А интернет, как я понял, это бесконечный мир новостей во всех отраслях деятельности человека.

Кроме того, что через него мы можем познавать мир, в интернете также можно зарабатывать деньги, что многие с успехом и осуществляют. И это не так уж и сложно!

Если Вы заинтересовались заработком в интернете, то можете подобрать себе необходимые курсы по душе из множества предлагаемых в интернете.
Только старайтесь не загружать себя слишком большим количеством информации, а постепенно переходите от одного курса к другому, после освоения предыдущего.

Иногда попадаются курсы, мягко говоря, бестолковые и непрактичные, другими словами «водичка», но можно постараться попасть на хороший курс, который реально поможет вам в создании своего бизнеса,

Вот некоторые советы, которых я стараюсь придерживаться, хотя тоже не всё получается гладко, но полезность их Вы обязательно ощутите на себе, если приложите усилия для их выполнения:

1. Самоорганизованность.

Трата времени на нахождение чего нибудь, будь то домашние вещи или поиск в вашем компьютере или же на вашем столе, может послужить причиной потери большого количества времени. Поэтому, Вам необходимо организовать систему для хранения под рукой той информации, файлов, инструментов, которые Вы используете в своей работе.

Это могут быть папки или теги в вашем компьютере или физические папки на вашем столе.
Поэкспериментируйте с разными организационными системами пока вы не найдете ту, которая вам подходит больше всего. Например, у меня на рабочем столе компьютера есть папка “работа”, которая содержит по папке для каждого из направлений моей работы: создание сайтов, партнерки, реклама, моих клиентов, с которым я работаю на регулярной основе.

Для однократных клиентов я создам папку во время работы над его проектом и эта папка будете перенесена в папку “завершенные”, когда проект будет сдан (и обычно перенесена в мой переносимый жесткий диск, вместо того, чтобы оставаться на жестком диске моего ноутбука). Бумажной работы у меня немного, так что с этим у меня проблем нет.

2. Разделяйте рабочее место от остального пространства в комнате или квартире.

Вам нужно выделенное рабочее место. Если вы работаете в офисе, этого добиться весьма просто. Но если вы работаете дома, то для этого нужно будет постараться. Вот некоторые советы для создания рабочего места, если у вас нет места для выделенного кабинета:

Выделите для себя рабочий стол (кстати у меня рабочее место так и организовано: однотумбовый стол посреди спальни с выдвижными ящичками). Не пытайтесь работать на кофейном столике или кухонном столе. Это неэффективно и вам потребуется отходить от рабочего места за вещами, нужными в работе и потом нести их обратно.

Намного удобнее иметь рабочее место, где сможете оставить свои рабочие инструменты и материалы,
Войдите в состояние “работа”, когда вы на своем рабочем месте. Это может означать носить рабочую одежду или одевание обуви во время работы. В общем, то, что будет отличать рабочий момент от бытового препровождения времени.

Присвойте неиспользованное место. Есть ли в вашем доме свободная комната, угол комнаты либо же чулан где нибудь в вашем доме? Поместится ли там стол? Если да, то возможно вы только что нашли свой выделенный кабинет. Если ваш кабинет это часть большой комнаты, то купите офисный шкаф, чтобы прятать рабочие вещи в то время, когда они вам не нужны. Если кабинет находится в чулане или в другом закрытом месте, то встроенный ящик стола или полки прослужат для этой цели лучшим способом. Присвойте неиспользованное место в вашем доме для своего рабочего места.

3. Воспользуйтесь преимуществами инструментов управления временем.

Существует сотня инструментов для организации и управления вашим временем. Будь то бумажный ежедневник или календарь или же он-лайн приложение, воспользуйтесь преимуществами готовых инструментов. Например, в сервисе Remember the Milk можно хранить список Ваших задач (с версией Pro у вас также будет доступ через iPhone). В календаре, например, Майл.ру можно записывать планы на месяц. Также я вешаю флажки на важные сообщения электронной почты, до тех пор, пока я не закончил использование информации из этого сообщения.

Существует множество других инструментов управления временем. Экспериментируйте с несколькими из них и посмотрите, какой из них лучше вам подходит. Не существует единого способа, который будет удобен всем. Но для каждого найдется подходящий инструмент.

4. Поставьте перед собой цели.

Постановка целей является одним из самых важных вещей, что вы можете сделать для управления своим временем. Так вы будете распределять свою работу на срочную и не срочную, важную и не заслуживающую внимания.

Цели не должны быть формальными. Также они не должны быть долгосрочными (хотя долгосрочные цели могут также помочь). Их цель это сфокусирование вашего внимания на важных вещах.

Одной из целей может быть завершение проекта в определённый срок или к определённому дню.

Поставленная цель заставит сфокусироваться на работе с большей эффективностью, чтобы работа была завершена в срок.

Ваши цели должны быть осуществимимы и специфичными. Вы можете поставить повторяющиеся цели (“Я не хочу работать по пятницам”) или же одноразовые (“Я хочу завершить дизайн нового сайта до следующего четверга”) ну или любые комбинации вышеизложенных двух. Вы можете записать цели где нибудь, или же просто запомнить их. Просто позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда была цель. Ваша цель может даже быть очень простой, например “закончить этот логотип до обеда”.

5. Установите сроки завершения.

Срок завершения это предустановленная цель проекта. Если вы знаете, что должны сдать какой то проект в следующий понедельник, то тогда вы будете организовать свою работу таким образом, чтобы успеть ко дню сдачи проекта. (Если же нет, эта статья нужна вам больше чем другим).

Если у вас нет сроков завершения установленных клиентами или начальником, тогда вам нужно самому поставить срок завершения. Подумайте над тем, когда вы хотите завершить проект, или когда вы хотите перейти к следующему проекту. Запишите этот день в календаре или в списке задач как срок завершения проекта. Установленные сроки дисциплинируют и повышает производительность труда.

6. Планируйте заранее.

Держите у себя что то похожее на общую картину плана. Это может быть календарь на месяц, двухмесячный или годовой план, в зависимости от вашей индустрии и конкретных типов проектов, над которыми вы работаете.

Как я говорил ранее, я держу у себя календарь на месяц, на который записываю свои планы на месяц и сроки завершения. Я также могу записывать дни встреч, проведения вебинаров, другие важные даты или другую информацию, которая касается проекта или графика работ. Большинство из моих сроков завершения являются недельными или меньше. Исходя из этого, календарь на месяц меня полностью устраивает.

7. Определите приоритеты.

Вы должны определить приоритет работы, которую вы делаете. В большинстве случаев, проект, срок завершения которого наступает в ближайшие пару дней, должен быть завершен в первую очередь. Далее идет проект, который должен быть завершен в ближайшие неделю или две, а потом все остальное.

Не забудьте также определиться с семейными приоритетами. Первый футбольный матч вашего сына важный. Тогда убедитесь в том, чтобы включить его в список приоритетных задач. Встречи с врачом, игры в школе, встреча с учителями тоже должны быть внесены в этот список.

Решайте, какие именно задачи для вас приоритетнее работы (этот список не должен быть большим), какие задачи вы хотите осуществить, когда достигнете какого нибудь конкретного пункта в своей работа (также определитесь с этим конкретным пунктом в своей работе).

Создайте систему для пометки приоритетности на вашем календаре. Это может быть как использование разноцветных ручек или можете пометить приоритетные задачи звездочкой.

8. Поручайте работы третьим лицам или делайте аутсорсинг.

Нет ничего плохого в привлечении помощи. Это может быть поручение ответственности за работу некоему сотруднику из вашего офиса или помощнику. Это также может быть аутсорсинг какой нибудь части вашего проекта (исследование, программирование и т.д.) кому нибудь другому, чтобы вы могли сконцентрироваться на более важных задачах.

Необязательно делать аутсорсинг или поручить работу кому то для большей эффективности. Почему же не нанять домработницу, чтобы та приходила и чистила дом раз в неделю? Или, например, нанять кого то, кто бы мыл вашу машину, а не делать это самому? Такие типы аутсорсинга могут сохранить вам время для более важных задач (например, проводить время с семьей, или поиграть в партию гольфа).

9. Оптимизируйте ваши процессы.

Конечно же есть вещи, которые вы делаете регулярно, будь то каждый день или раз в неделю. Это может быть выставление счетов. Или же это может быть архивирование. Или это может быть что то, что вы делаете при любом из ваших проектов.

Это те вещи, которые вы должны рационализировать и оптимизировать. Проанализируйте эти вещи на предмет определения возможности их комбинирования. Если вы веб-дизайнер, это может означать создание ваших собственных файлов шаблонов для создания веб-сайтов. Или же например использование приложений для выставления счетов.

10. Учитесь сказать “Нет”.

Одним из крупнейших ловушек в управлении временем является принятие чрезмерного количества заказов одновременно. Вы должны научиться сказать “нет” некоторым людям. Если вы возьмете работы больше, чем можете выполнить, то у вас будут проблемы не только с уложением в сроки завершения, но также пострадает качество вашей работы, а это повлияет на ваши отношения с клиентами, как личными, так и профессиональными.

Перед тем как принять новый заказ, посмотрите на свой график работ. У вас на самом деле есть время на другой проект? Если нет, просто объясните клиенту, что у вас на данный момент слишком много заказов и просто не сможете уделить время на его проект.

Большинство поблагодарит вас за это. И если вы не можете отказать клиенту в принятии заказа, дайте ему реалистический прогноз о том, когда его проект будет сдан. Не говорите клиенту, что вы сдадите проект на следующей неделе, если на самом деле у вас уже имеются проекты для сдачи на следующей неделе.

Тот же принцип касается и личных обязательств. Ничто не заставляет вас вступить в ассоциацию домовладельцев. Вы не обязаны вступить в местную лигу футбола. И то, что вы делали что то в течении последних 10 лет не говорит о том, что вы обязаны делать это в течении последующих 10-и тоже. Учитесь сказать “нет” вашим друзьям, семье, соседям и остальным, чтобы у вас было время сказать “да”, когда это для вас особенно важно.

11. Определите время, когда вы лучше работаете.

Один из преимуществ фрилансинга это то, что вы можете сами определить часы вашей работы. Обратите внимание на то, когда вы особенно продуктивны. Для меня лично, это с 9-и часов утра до 2-3 часов дня, а потом снова с 6-и 7-и часов вечера и до полуночи. Я не заставляю себя работать в те часы, когда я не продуктивен, но я работаю по утрам и вечером, в те часы, когда я знаю, что я продуктивен.

12. Определите регулярные часы работы.

Это касаемо того, когда вы лучше работаете. У вас должны быть регулярные часы работы, которых вы должны будете придерживаться каждый день. Если вы лучше работаете с 4-х часов утра и до полудня, то работайте в эти часы каждый день.

Это также означает, что вы должны закончить работу ровно в полдень и идти заниматься чем нибудь другим. То же самое касаемо также выходных. У вас должно быть как минимум 2 выходных дня в неделю, если это возможно.

Необязательно, чтобы выходные были суббота и воскресенье, вы можете выбрать, например, среду и четверг, или понедельник и вторник.

13. Не тратьте время зря.

Подумайте о вещах, которые попросту тратят ваше время в течении дня. Проверяете ли вы постоянно Facebook или Twitter? Идете за стаканом воды? Водите собаку на его шестую прогулку за день?

Независимо от того, какие это вещи, определите пути минимизации их способности прервать вас. Ведите собаку погулять один раз после обеда. Проверяйте Facebook или Twitter раз в час (или раз в два часа), не открывайте их в то время когда они вам не нужны. Возьмите большую бутылку воды, чтобы нужно было идти за водой только пару раз за день.

14. Избегайте выполнения многих задач одновременно.

Многозадачность будет работать в некоторых случаях. Но если речь идет о выполнении существенных работ, многозадачность больше вредит, чем помогает. Работайте на одном проекте.

Это не обязательно означает, что вы должны работать на одном проекте пока не сдадите его. Это означает, что вы не должны работать над тремя проектами одновременно. Определите для себя стандартный промежуток времени, это может быть пятнадцать, тридцать минут, или даже час. И работайте в этот промежуток над конкретным проектом.

Совет о мультизадачности касается также работы во время проверки почтового ящика, игры в солитер, разговора по телефону и всех остальных вещей, которые могут отвлечь ваше внимание от работы.

15. Часто делайте перерывы.

Перегрузка является большим препятствием для продуктивности. Когда вы перегружены, вы не сможете сфокусироваться на работе и работать настолько быстро, насколько вы бы могли будучи отдохнувшим.

Частые перерывы помогут предотвратить перегрузки. Это может означать поход на прогулку в середине дня, просмотр новостей после обеда, поход за покупками в полдень вместо вечера, или же каждый год отпуск на пару недель.

Эти маленькие перерывы освежают нас и дают силы работать. Без перерывов мы не можем сконцентрироваться. У меня с этим проблем нет: я работаю на участке или занимаюсь делами по хозяйству. У Вас же это может быть поездка к родным, поход за покупками, прогулка или же плаванье летом. Также я делаю короткие десяти-минутные перерывы в течении дня, чтобы дать глазам отдохнуть.

16. Обслуживание.

Обслуживание является невероятно важным пунктом для любой системы управления временем. Но вы должны обслуживать не только свою систему. Вы должны обслуживать все части своей жизни, чтобы вы смогли завершить работу.

Это означает повседневное обслуживание вашего компьютера (резервное сохранение файлов, очистка мусорного ящика, очистка почтового ящика), повседневное обслуживание вашего рабочего места (уборка, очистка корзины и т.д.) и ведение домашнего хозяйства (мытье посуды, стирка, ремонт дома и т.д.).

Не забудьте также следить за собой. Физические упражнения утром, принятие пищи вовремя могут повысить вашу продуктивность.
Вы можете спросить у себя, какое это имеет отношение к нахождению времени на все? А смысл вот в чем : если вы не будете обслуживать те вещи, которые требуют поддержки, то однажды что нибудь да падет.

Это может быть необходимость провождения рабочего дня за стиркой, так как у вас больше нет чистой одежды или же это может быть что нибудь более крупное, например, болезнь. Неожиданные бедствия сводят на нет нашу продуктивность.

Вы в конечном итоге потратите больше времени исправляя неполадки, чем, если бы вы тратили понемногу времени на ежедневное обслуживание. И если вы включите регулярное обслуживание в свой график работ, оно не займет много времени.

Конечно, я не смог перечислить всё, что поможет Вам сэкономить и сберечь Ваше время. Надеюсь, что Вы поработаете над этим вопросом и найдёте ещё массу других способов и методов.

Успехов вам!